Module 6 : Vérification et Impression
Fiche récapitulative : Finalisation et partage de vos documents Word
Cette fiche récapitulative vous aidera à maîtriser les étapes finales essentielles avant le partage de vos documents Word : la vérification orthographique et grammaticale, l'aperçu avant impression et l'export au format PDF.
FICHE RÉCAPITULATIVE : VÉRIFICATION ET IMPRESSION
I. Vérification orthographique et grammaticale
A. Vérification automatique
- Les erreurs potentielles sont soulignées automatiquement :
- Rouge : fautes d'orthographe
- Bleu : erreurs grammaticales
- Jaune/doré : erreurs de contexte ou suggestions stylistiques
- Pour corriger une erreur : clic droit sur le mot souligné → sélectionner la correction proposée
Onglet Révision → Grammaire et orthographe ou F7
L'option "Grammaire et orthographe" dans l'onglet Révision
B. Options d'ignorance
- Ignorer une occurrence : clic droit → Ignorer
- Ignorer toutes les occurrences : clic droit → Ignorer tout
- Ajouter au dictionnaire : pour les termes techniques ou les noms propres
Le menu contextuel de correction orthographique
C. Panneau Éditeur
- Panneau latéral d'aide à la rédaction avec :
- Vérification orthographique et grammaticale
- Suggestions de clarté
- Recommandations de concision
- Suggestions de formalité
- Suggestions d'inclusivité
Onglet Accueil → Éditeur ou Alt+Maj+F1
Le panneau Éditeur avec des suggestions d'amélioration
Astuce : Pour adapter la vérification à vos besoins, personnalisez les options dans Fichier → Options → Vérification. Vous pouvez y activer ou désactiver certaines règles grammaticales.
II. Aperçu avant impression et mise en page finale
A. Accéder à l'aperçu avant impression
Fichier → Imprimer ou Ctrl+P
L'aperçu avant impression affiche l'aspect final du document
B. Vérifier et ajuster la mise en page
- Marges : Vérifiez si tout le contenu est bien dans les marges d'impression
- Sauts de page : Assurez-vous qu'ils sont placés de manière logique
- Pour ajouter un saut de page manuel : Ctrl+Entrée
- En-têtes et pieds de page : Vérifiez leur positionnement et contenu
- Numérotation des pages : Contrôlez si elle est correcte et cohérente
Astuce : Utilisez l'affichage Mise en page (dans l'onglet Affichage) pour voir comment votre document apparaîtra une fois imprimé, tout en gardant la possibilité de le modifier.
C. Options d'impression
Nombre d'exemplaires à imprimer
Sélection de l'imprimante et ses propriétés
Pages à imprimer, recto/recto-verso, orientation, etc.
Format du papier (A4, Lettre, etc.)
Normales, étroites, larges, etc.
Nombre de pages à imprimer sur une seule feuille
III. Enregistrement et export en PDF
A. Enregistrement du document Word
Fichier → Enregistrer ou Ctrl+S
Fichier → Enregistrer sous ou F12
Bonnes pratiques pour l'enregistrement :
- Utilisez un nom explicite incluant la version ou la date
- Activez l'enregistrement automatique (Fichier → Options → Enregistrement)
- Créez des copies de sauvegarde de documents importants
B. Export au format PDF
Le format PDF (Portable Document Format) est idéal pour partager des documents finalisés car :
- Il préserve la mise en forme exacte sur tous les appareils
- Il est consultable sur presque tous les systèmes sans besoin de Word
- Il est plus difficile à modifier (protection du contenu)
- Il est plus difficile à modifier (protection du contenu)
- Il permet d'obtenir un fichier plus léger qu'un document Word
- Il est adapté pour l'archivage à long terme
Fichier → Exporter → Créer un document PDF/XPS
L'option pour exporter un document Word en PDF
Options d'export PDF
- Standard : Pour la plupart des documents (équilibre qualité/taille)
- Taille minimale : Pour le partage par email ou en ligne (plus basse qualité)
- Options avancées :
- Plage de pages à exporter
- Optimisation pour l'impression ou l'affichage à l'écran
- Inclusion des propriétés du document
- Conformité à différentes normes PDF
Les options disponibles lors de l'export en PDF
Astuce : Pour les documents contenant des formulaires à remplir, cochez l'option "Balises de structure de document pour l'accessibilité" lors de l'export en PDF. Cela permettra aux utilisateurs de remplir plus facilement le formulaire dans un lecteur PDF.
C. Méthodes alternatives d'export PDF
- Impression virtuelle : Fichier → Imprimer → Sélectionner "Microsoft Print to PDF" comme imprimante
- Enregistrer sous : Fichier → Enregistrer sous → Choisir PDF dans le type de fichier
IV. Liste de contrôle avant finalisation
I. Utilisation du correcteur orthographique et grammatical
La vérification orthographique et grammaticale est une étape essentielle pour produire un document professionnel. Même les meilleurs rédacteurs font des erreurs de frappe ou des fautes d'inattention. Word propose plusieurs outils pour vous aider à identifier et corriger ces erreurs.
La vérification automatique en cours de frappe
Par défaut, Word souligne automatiquement les erreurs potentielles pendant que vous tapez :
- Ligne rouge en zigzag : indique une faute d'orthographe potentielle
- Ligne bleue en zigzag : indique une erreur grammaticale potentielle
- Ligne dorée/jaune en zigzag : indique une suggestion de style ou un problème de contexte
Les différents types de soulignement indiquant des erreurs potentielles
- Faites un clic droit sur un mot souligné pour voir les corrections suggérées
- Dans le menu contextuel qui s'affiche :
- Sélectionnez la correction appropriée dans la liste des suggestions
- Ou choisissez Ignorer si ce n'est pas une erreur
- Ou choisissez Ajouter au dictionnaire pour les termes spécialisés que vous utilisez fréquemment
Le menu contextuel de correction orthographique avec les suggestions
Lancer une vérification complète du document
- Placez le curseur au début du document (pour une vérification complète)
- Dans l'onglet Révision, cliquez sur Grammaire et orthographe
- Ou appuyez simplement sur la touche F7
La boîte de dialogue de vérification grammaticale et orthographique
Lorsque Word trouve une erreur potentielle :
- L'erreur est affichée en haut de la boîte de dialogue avec son contexte
- Les suggestions de correction sont listées en dessous
- Vous avez plusieurs options :
- Ignorer : Ignore cette occurrence de l'erreur
- Ignorer tout : Ignore toutes les occurrences de cette erreur dans le document
- Ajouter au dictionnaire : Ajoute le mot au dictionnaire personnel (pour les termes spécifiques)
- Modifier : Applique la correction sélectionnée
- Modifier tout : Corrige toutes les occurrences de cette erreur dans le document
- AutoCorrection : Ajoute cette correction à la liste d'autocorrection pour les documents futurs
Astuce : Soyez prudent avec l'option Modifier tout. Si un mot est mal orthographié de la même façon à plusieurs endroits, cette option est utile, mais assurez-vous que toutes les occurrences doivent effectivement être modifiées de la même manière.
Utiliser le panneau Éditeur
L'Éditeur est un outil plus avancé qui offre non seulement des corrections orthographiques et grammaticales, mais aussi des suggestions pour améliorer la clarté et le style de votre texte.
- Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Éditeur
- Ou utilisez le raccourci clavier Alt+Maj+F1
Le bouton Éditeur dans l'onglet Accueil
Le panneau Éditeur est organisé en différentes catégories :
- Orthographe : Correction des fautes d'orthographe
- Grammaire : Correction des erreurs grammaticales
- Clarté : Suggestions pour rendre votre texte plus clair et direct
- Concision : Suggestions pour éliminer les mots superflus
- Formalité : Suggestions pour adapter le niveau de formalité
- Ponctuation : Correction et optimisation de la ponctuation
- Inclusivité : Suggestions pour un langage plus inclusif
Les différentes catégories de suggestions dans le panneau Éditeur
- Cliquez sur une catégorie pour voir les suggestions associées
- Cliquez sur une suggestion spécifique pour voir les détails et les options de correction
- Pour chaque suggestion, vous pouvez :
- Appliquer la modification suggérée en cliquant dessus
- Ignorer la suggestion
- Voir plus d'informations sur la règle grammaticale ou stylistique concernée
Une suggestion de correction avec son explication dans le panneau Éditeur
Astuce avancée : Vous pouvez personnaliser le niveau de vérification et les types de suggestions que vous souhaitez recevoir en cliquant sur l'icône d'engrenage (⚙️) dans le panneau Éditeur.
Personnaliser les paramètres de vérification
- Cliquez sur Fichier → Options
- Sélectionnez Vérification dans le menu de gauche
Les options de vérification dans les paramètres de Word
Voici quelques options importantes que vous pouvez personnaliser :
- Vérifier l'orthographe au cours de la frappe : Active/désactive le soulignement automatique des fautes d'orthographe
- Marquer les erreurs de grammaire au cours de la frappe : Active/désactive le soulignement automatique des erreurs grammaticales
- Vérifier la grammaire et le style : Permet de choisir si vous voulez vérifier uniquement la grammaire ou aussi le style
- Paramètres de style d'écriture : Personnalise les règles grammaticales et stylistiques à vérifier (formalité, clarté, etc.)
- Exceptions pour : Vous permet de définir des exceptions pour le document actuel ou tous les documents
Important : Même les meilleurs correcteurs automatiques ne sont pas parfaits. Ils peuvent manquer certaines erreurs ou proposer des corrections inappropriées, notamment pour les termes techniques ou dans des contextes particuliers. Une relecture attentive reste nécessaire pour les documents importants.
Erreurs courantes et comment les repérer
| Type d'erreur | Exemple | Correction | Astuces pour éviter |
|---|---|---|---|
| Homonymes | "Je vais leur donner ce livre" (au lieu de "Je vais leur donner ce livre") | "Je vais leur donner ce livre" | Vérifiez le contexte et la fonction du mot dans la phrase |
| Accord sujet-verbe | "Les documents est prêt" | "Les documents sont prêts" | Identifiez clairement le sujet et assurez-vous que le verbe s'accorde en nombre |
| Ponctuation | "Bonjour comment allez-vous ?" | "Bonjour, comment allez-vous ?" | Relisez les phrases en prêtant attention aux pauses naturelles |
| Répétitions | "Il faut vraiment faire un effort vraiment important" | "Il faut vraiment faire un effort très important" | Relisez votre texte à haute voix pour repérer les répétitions |
| Typos (fautes de frappe) | "Nous celébrons cet événement" | "Nous célébrons cet événement" | Tapez plus lentement et relisez-vous régulièrement |
| Coquilles (erreurs typographiques) | "Il y a 10 persones" | "Il y a 10 personnes" | Utilisez l'autocorrection pour les mots que vous écrivez souvent mal |
II. Aperçu avant impression et options d'impression
Avant d'imprimer votre document ou de le partager au format PDF, il est essentiel de vérifier comment il apparaîtra une fois imprimé. L'aperçu avant impression vous permet de visualiser votre document exactement comme il sera imprimé et d'ajuster la mise en page si nécessaire.
Accéder à l'aperçu avant impression
- Cliquez sur Fichier → Imprimer
- Ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+P
Le volet d'aperçu avant impression s'affiche avec :
- À gauche : les options d'impression
- À droite : un aperçu de votre document tel qu'il sera imprimé
L'écran d'aperçu avant impression avec toutes les options
Explorer les options d'impression
Dans le volet gauche de l'aperçu, vous pouvez ajuster plusieurs paramètres :
1. Copies et imprimante
- Copies : Nombre d'exemplaires à imprimer
- Imprimante : Sélectionnez l'imprimante à utiliser
- Cliquez sur Propriétés de l'imprimante pour accéder aux paramètres spécifiques de l'imprimante sélectionnée
2. Paramètres
- Pages à imprimer :
- Imprimer toutes les pages : Imprime l'intégralité du document
- Imprimer la sélection : Imprime uniquement le texte que vous avez sélectionné
- Imprimer la page active : Imprime uniquement la page où se trouve le curseur
- Pages personnalisées : Permet de spécifier des pages ou des plages de pages (ex : 1,3,5-8)
- Impression recto verso :
- Imprimer d'un côté uniquement : Impression simple face
- Impression recto verso : Permet d'imprimer sur les deux côtés du papier
- Retourner les pages : Définit comment les pages sont retournées pour l'impression recto verso
- Assemblage :
- Assemblé : Imprime les documents complets dans l'ordre (1,2,3 - 1,2,3)
- Non assemblé : Imprime toutes les copies de chaque page (1,1,1 - 2,2,2 - 3,3,3)
- Orientation :
- Portrait : Orientation verticale
- Paysage : Orientation horizontale
- Taille du papier : A4, Lettre, etc.
- Marges : Normales, étroites, larges, etc.
- Pages par feuille : Permet d'imprimer plusieurs pages sur une seule feuille de papier
Les principales options d'impression dans le volet de gauche
Pour bien vérifier votre document dans l'aperçu :
- Utilisez les flèches en bas de l'aperçu pour naviguer entre les pages
- Utilisez le curseur de zoom pour agrandir ou réduire la vue
- Vérifiez que tous les éléments sont correctement positionnés et visibles
- Assurez-vous que les sauts de page sont logiques (pas de titres isolés en bas de page, etc.)
Astuce : Si vous constatez des problèmes de mise en page dans l'aperçu, vous pouvez quitter l'aperçu sans imprimer (en cliquant sur la flèche retour ou Échap), corriger les problèmes, puis revenir à l'aperçu.
Ajuster la mise en page avant l'impression
- Dans l'aperçu avant impression, cliquez sur Marges pour choisir parmi les préréglages ou sélectionnez Marges personnalisées pour un contrôle plus précis
- Cliquez sur Orientation pour basculer entre portrait et paysage
- Pour des ajustements plus détaillés, quittez l'aperçu et utilisez l'onglet Mise en page du ruban
- Quittez l'aperçu si vous devez ajuster les sauts de page
- Pour voir clairement où se trouvent les sauts de page, passez en mode Brouillon (onglet Affichage)
- Pour ajouter un saut de page manuel :
- Placez le curseur où vous voulez insérer le saut
- Utilisez Ctrl+Entrée
- Ou allez dans l'onglet Mise en page → Sauts de pages → Page
- Pour éviter qu'un paragraphe soit coupé entre deux pages :
- Faites un clic droit sur le paragraphe → Paragraphe
- Dans l'onglet Enchaînements, cochez Éviter veuves et orphelines
Les options de sauts de page dans l'onglet Mise en page
Termes à connaître :
- Veuve : Dernière ligne d'un paragraphe qui se retrouve seule en haut d'une page
- Orpheline : Première ligne d'un paragraphe qui se retrouve seule en bas d'une page
- Paragraphes solidaires : Option qui maintient toutes les lignes d'un paragraphe sur la même page
- Paragraphes liés : Option qui maintient deux paragraphes consécutifs sur la même page
Imprimer le document
- Une fois que tous les paramètres sont corrects et que l'aperçu est satisfaisant
- Cliquez sur le bouton Imprimer en haut du volet gauche
Économisez du papier : Avant d'imprimer un document volumineux, envisagez d'imprimer seulement une page test pour vérifier que tout est correct. Vous pouvez aussi utiliser l'option "Pages par feuille" pour réduire la consommation de papier, ou imprimer en recto-verso quand c'est possible.
III. Enregistrement au format PDF
Le format PDF (Portable Document Format) est idéal pour partager des documents finalisés. Il préserve parfaitement la mise en forme et peut être consulté sur pratiquement n'importe quel appareil sans avoir besoin de Microsoft Word.
Avantages du format PDF
- Conservation de la mise en forme : L'apparence du document reste identique quel que soit l'appareil ou le logiciel utilisé pour l'ouvrir
- Compatibilité universelle : Les fichiers PDF peuvent être ouverts sur pratiquement tous les systèmes d'exploitation et appareils
- Protection du contenu : Le format PDF rend plus difficile la modification non autorisée du document
- Taille de fichier optimisée : Les PDF sont souvent plus légers que les fichiers Word équivalents
- Idéal pour l'archivage : Format recommandé pour la conservation à long terme des documents
- Impression fidèle : Ce que vous voyez est exactement ce qui sera imprimé
Méthodes d'exportation en PDF
Méthode principale : Exporter en PDF
- Cliquez sur Fichier → Exporter
- Sélectionnez Créer un document PDF/XPS
L'option "Créer un document PDF/XPS" dans le menu Exporter
- Dans la fenêtre qui s'ouvre :
- Choisissez l'emplacement où enregistrer le fichier
- Donnez un nom au fichier PDF
- Assurez-vous que le type de fichier est bien "PDF (*.pdf)"
- Cliquez sur Options pour accéder aux paramètres avancés
La fenêtre d'enregistrement pour créer un fichier PDF
Dans la fenêtre Options PDF, vous pouvez configurer :
- Plage de pages : Toutes les pages ou seulement certaines pages
- Optimisation :
- Standard : Équilibre entre qualité et taille (recommandé dans la plupart des cas)
- Taille minimale : Compression plus importante, qualité réduite (idéal pour l'envoi par email)
- Options d'accessibilité : "Balises de structure de document pour l'accessibilité" permet aux lecteurs d'écran de mieux interpréter le document
- Options de compatibilité : Version de PDF à utiliser (généralement PDF/A est recommandé pour l'archivage à long terme)
La fenêtre d'options avancées pour la création d'un PDF
- Après avoir configuré les options, cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre d'enregistrement
- Cliquez sur Publier pour créer le fichier PDF
Astuce : Cochez l'option "Ouvrir le fichier après publication" pour visualiser immédiatement le PDF et vérifier qu'il correspond à vos attentes.
Méthodes alternatives pour créer un PDF
Fichier → Enregistrer sous → Sélectionner PDF (*.pdf) dans le menu déroulant "Type"
Fichier → Imprimer → Sélectionner "Microsoft Print to PDF" comme imprimante → Imprimer
Quelle méthode choisir ?
- Méthode "Exporter" : Offre le plus d'options et de contrôle (recommandée pour la plupart des cas)
- Méthode "Enregistrer sous" : Rapide et simple pour les documents basiques
- Méthode "Impression virtuelle" : Utile si vous voulez utiliser exactement les mêmes paramètres que pour une impression papier
Vérifier le fichier PDF
Une fois le PDF créé :
- Ouvrez-le avec un lecteur PDF (Adobe Acrobat Reader, le visualiseur intégré à votre navigateur, etc.)
- Vérifiez que :
- Toutes les pages sont présentes et dans le bon ordre
- Les images et graphiques s'affichent correctement
- Les polices sont correctement intégrées
- La mise en page correspond à celle de votre document Word
- Les liens (s'il y en a) fonctionnent
IV. Exercices pratiques
Exercice 1 : Correction orthographique et grammaticale
Objectif : Pratiquer l'utilisation du correcteur orthographique et grammatical de Word.
Instructions :
- Téléchargez le document d'exercice qui contient un texte avec diverses erreurs
- Ouvrez le document dans Word
- Utilisez le correcteur orthographique et grammatical pour identifier et corriger toutes les erreurs
- Utilisez le panneau Éditeur pour trouver d'éventuelles améliorations stylistiques
- Enregistrez le document corrigé sous le nom "Exercice_correction_complete.docx"
Types d'erreurs à rechercher :
- Fautes d'orthographe
- Erreurs grammaticales (accords, conjugaison)
- Erreurs de ponctuation
- Problèmes stylistiques (répétitions, formulations maladroites)
Exercice 2 : Export en PDF et impression
Objectif : Maîtriser l'export en PDF et les options d'impression.
Instructions :
- Utilisez le document corrigé de l'exercice 1 (ou un autre document de votre choix)
- Vérifiez la mise en page dans l'aperçu avant impression :
- Assurez-vous que les marges sont appropriées
- Vérifiez les éventuels sauts de page problématiques
- Ajustez la mise en page si nécessaire
- Exportez le document en PDF avec les paramètres suivants :
- Qualité : Standard
- Incluez les propriétés du document
- Créez des signets (si le document contient des titres)
- Ouvrez le PDF créé et vérifiez qu'il correspond à vos attentes
- Exportez à nouveau le document en PDF, mais cette fois avec l'optimisation "Taille minimale"
- Comparez la taille des deux fichiers PDF et la qualité d'affichage
Récapitulatif des compétences acquises
Dans ce module, vous avez appris à :
- Utiliser efficacement le correcteur orthographique et grammatical
- Identifier et corriger les erreurs soulignées automatiquement
- Lancer une vérification complète du document
- Utiliser le panneau Éditeur pour des suggestions avancées
- Personnaliser les options de vérification
- Maîtriser l'aperçu avant impression et les options d'impression
- Accéder à l'aperçu avant impression
- Configurer les différentes options d'impression
- Ajuster la mise en page pour l'impression
- Gérer les sauts de page et éviter les problèmes d'impression
- Créer et exporter des documents au format PDF
- Comprendre les avantages du format PDF
- Utiliser différentes méthodes pour créer un PDF
- Configurer les options avancées d'export PDF
- Vérifier le résultat final
Conseil final : La vérification orthographique et l'export en PDF sont des étapes cruciales pour professionnaliser vos documents. Prenez l'habitude de consacrer du temps à ces étapes finales, car ce sont souvent les petits détails qui font la différence entre un document amateur et un document professionnel.