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Module 3 : Organisation des Emails

Introduction à l'organisation des emails

Bienvenue dans le Module 3 de notre formation Microsoft Outlook ! Après avoir exploré l'interface de base d'Outlook et appris à gérer vos emails, nous allons maintenant nous concentrer sur un aspect crucial de la productivité : l'organisation efficace de votre boîte de réception.

Dans un environnement professionnel où le volume d'emails reçus ne cesse d'augmenter, une organisation méthodique de votre messagerie devient indispensable pour rester efficace et ne manquer aucune information importante. Ce module vous présentera des techniques et outils puissants pour classer, catégoriser, retrouver et suivre vos emails avec facilité.

Vue d'ensemble de l'organisation dans Outlook
Une boîte de réception bien organisée avec des dossiers, catégories et indicateurs

GUIDE COMPLET D'ORGANISATION DES EMAILS

I. CRÉER ET GÉRER DES DOSSIERS DE CLASSEMENT

Les dossiers sont la base d'un système d'organisation efficace dans Outlook. Ils vous permettent de classer vos emails par projet, client, département ou tout autre critère pertinent.

A. Créer un dossier
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Accéder au volet des dossiers

Assurez-vous que le volet de navigation est visible à gauche. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Affichage > Volet des dossiers.

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Créer un nouveau dossier

Pour créer un nouveau dossier, vous avez plusieurs options :

  • Faites un clic droit sur la boîte de réception (ou tout autre dossier parent souhaité) et sélectionnez Nouveau dossier...
  • Utilisez le raccourci clavier Maj+Ctrl+E
  • Dans l'onglet Dossier du ruban, cliquez sur Nouveau dossier
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Nommer et configurer le dossier

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :

  • Saisissez le nom du dossier
  • Vérifiez que l'emplacement du dossier (dossier parent) est correct
  • Assurez-vous que le type d'élément est bien "Éléments de courrier"
  • Cliquez sur OK pour créer le dossier

Astuce : Créez une structure hiérarchique en plaçant des sous-dossiers à l'intérieur des dossiers principaux pour une organisation encore plus précise.

B. Gérer les dossiers
Renommer un dossier
  1. Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez renommer
  2. Sélectionnez Renommer
  3. Saisissez le nouveau nom
  4. Appuyez sur la touche Entrée pour valider
Déplacer un dossier

Pour réorganiser votre structure de dossiers :

  1. Par glisser-déposer : Faites simplement glisser un dossier vers son nouvel emplacement
  2. Via le menu contextuel :
    • Faites un clic droit sur le dossier à déplacer
    • Sélectionnez Déplacer le dossier...
    • Choisissez le dossier de destination
    • Cliquez sur OK
Supprimer un dossier
  1. Faites un clic droit sur le dossier à supprimer
  2. Sélectionnez Supprimer le dossier
  3. Confirmez la suppression

Note : La suppression d'un dossier entraîne également la suppression de tous ses sous-dossiers et des emails qu'ils contiennent. Les éléments supprimés sont déplacés dans le dossier "Éléments supprimés" où ils peuvent être récupérés jusqu'à ce que ce dossier soit vidé.

II. UTILISER LES CATÉGORIES ET LES INDICATEURS DE SUIVI

A. Utiliser les catégories

Les catégories vous permettent d'organiser vos emails par thèmes ou projets, indépendamment de leur emplacement dans les dossiers, grâce à un système de codes couleur.

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Attribuer une catégorie à un email

  1. Sélectionnez l'email que vous voulez catégoriser
  2. Faites un clic droit et choisissez Catégoriser, ou cliquez sur le bouton Catégoriser dans le groupe Balises de l'onglet Accueil
  3. Sélectionnez une catégorie dans la liste
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Créer ou modifier des catégories

  1. Dans le menu Catégoriser, cliquez sur Toutes les catégories...
  2. Dans la boîte de dialogue Liste de catégories de couleurs, vous pouvez :
    • Créer une nouvelle catégorie en cliquant sur Nouveau...
    • Renommer une catégorie existante en la sélectionnant et en cliquant sur Renommer
    • Changer la couleur d'une catégorie en la sélectionnant et en utilisant le menu déroulant Couleur
  3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications
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Afficher les emails par catégorie

Pour visualiser tous les emails d'une catégorie spécifique :

  • Cliquez sur Catégoriser > Filtrer par catégorie
  • Sélectionnez la catégorie que vous souhaitez afficher
  • Pour afficher à nouveau tous les emails, cliquez sur Catégoriser > Effacer le filtre
Catégories dans Outlook
Menu des catégories avec différentes options de couleur
B. Utiliser les indicateurs de suivi

Les indicateurs de suivi vous aident à marquer les emails qui nécessitent une action ultérieure. Ils sont particulièrement utiles pour la méthode de gestion "Inbox Zero".

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Marquer un email pour suivi

Pour ajouter un indicateur de suivi à un email :

  • Méthode rapide : Cliquez sur l'icône de drapeau dans la liste des messages
  • Méthode avec date d'échéance : Faites un clic droit sur l'icône de drapeau et choisissez Aujourd'hui, Demain, Cette semaine, La semaine prochaine, ou Personnaliser...
  • Via le ruban : Sélectionnez l'email, cliquez sur Suivi dans le groupe Balises de l'onglet Accueil, puis choisissez une option
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Personnaliser un indicateur de suivi

  1. Faites un clic droit sur l'email et sélectionnez Suivi > Personnaliser...
  2. Dans la boîte de dialogue Personnaliser, vous pouvez :
    • Définir une date de début et une date d'échéance
    • Ajouter un rappel à une date et heure spécifiques
    • Choisir une couleur d'indicateur (dans les versions récentes d'Outlook)
  3. Cliquez sur OK pour confirmer
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Marquer un indicateur comme terminé

Une fois l'action associée à l'email terminée :

  • Cliquez sur le drapeau rouge pour le transformer en coche (indiquant que la tâche est terminée)
  • Ou faites un clic droit sur l'email, sélectionnez Suivi > Marquer comme terminé
Type d'indicateur Apparence Utilisation recommandée
Indicateur standard Drapeau rouge Action à effectuer sans délai précis
Indicateur daté Drapeau avec date d'échéance Action à effectuer avant une date spécifique
Indicateur avec rappel Drapeau avec icône d'alarme Action importante nécessitant un rappel
Indicateur terminé Coche grisée Action déjà effectuée, gardée pour référence

Astuce : Combinez les catégories et les indicateurs de suivi pour une organisation encore plus efficace. Par exemple, utilisez des catégories pour classer par projet et des indicateurs pour suivre les actions à effectuer.

III. RECHERCHER UN EMAIL AVEC DES FILTRES AVANCÉS

Plus votre boîte de réception contient d'emails, plus il devient important de pouvoir retrouver rapidement des messages spécifiques. Outlook offre des outils de recherche puissants pour vous aider.

A. Utiliser la barre de recherche
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Accéder à la recherche de base

La barre de recherche se trouve en haut de votre liste d'emails. Cliquez dessus et commencez à taper des mots-clés.

Par défaut, Outlook recherchera dans le dossier actuellement sélectionné.

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Élargir ou restreindre la portée de la recherche

Une fois que vous avez cliqué dans la barre de recherche, l'onglet Rechercher apparaît dans le ruban, avec des options pour :

  • Dossier actuel : Rechercher uniquement dans le dossier sélectionné
  • Sous-dossiers : Inclure tous les sous-dossiers du dossier actuel dans la recherche
  • Tous les éléments Outlook : Rechercher dans tous vos dossiers de messagerie
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Utiliser des mots-clés efficaces

Pour améliorer vos résultats de recherche :

  • Utilisez des mots spécifiques plutôt que des termes génériques
  • Essayez de vous souvenir de termes uniques qui pourraient figurer dans l'email recherché
  • Si vous recherchez une phrase exacte, utilisez des guillemets (ex : "réunion annuelle")
Barre de recherche Outlook
L'onglet Rechercher et ses options dans Outlook
B. Appliquer des filtres avancés

Les filtres avancés vous permettent d'affiner votre recherche selon des critères spécifiques.

Filtres de recherche courants

L'onglet Rechercher propose de nombreux filtres pour affiner votre recherche :

  • De : Rechercher par expéditeur
  • À : Rechercher par destinataire
  • Objet : Rechercher dans la ligne d'objet uniquement
  • Corps : Rechercher dans le corps du message
  • A des pièces jointes : Trouver des emails avec pièces jointes
  • Catégorie : Filtrer par catégorie
  • Daté : Rechercher par date (aujourd'hui, hier, cette semaine, etc.)
  • Indicateur : Filtrer par statut d'indicateur
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Appliquer un filtre

  1. Cliquez dans la barre de recherche pour activer l'onglet Rechercher
  2. Sélectionnez le filtre souhaité (De, À, Objet, etc.)
  3. Saisissez les critères ou sélectionnez-les dans le menu déroulant
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Combiner plusieurs filtres

Vous pouvez utiliser plusieurs filtres ensemble pour affiner votre recherche :

  • Appliquez un premier filtre (par exemple, De : "Jean Dupont")
  • Ajoutez un second filtre (par exemple, A des pièces jointes)
  • Continuez à ajouter des filtres selon vos besoins

Outlook affichera les emails correspondant à tous les critères spécifiés.

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Utiliser la recherche avancée

  1. Dans l'onglet Rechercher, cliquez sur Recherche avancée
  2. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez définir des critères plus précis et complexes
  3. Utilisez l'option Plus de choix pour des critères spécifiques tels que :
    • Mots à inclure ou exclure
    • Taille des messages
    • État de lecture
    • Importance

Note : Pour effacer les filtres de recherche et revenir à l'affichage normal, cliquez sur le X dans la barre de recherche ou appuyez sur Échap.

C. Utiliser les opérateurs de recherche

Pour les recherches plus complexes, vous pouvez utiliser des opérateurs directement dans la barre de recherche :

Opérateur Fonction Exemple
from: Rechercher par expéditeur from:jean
to: Rechercher par destinataire to:marie
subject: Rechercher dans l'objet subject:réunion
hasattachment: Avec pièces jointes (yes/no) hasattachment:yes
received: Filtrer par date received:this week
AND Combinaison de critères (ET) from:jean AND hasattachment:yes
OR Critères alternatifs (OU) from:jean OR from:sophie
NOT Exclure un critère from:jean NOT subject:projet

Astuce : Vous pouvez enregistrer vos recherches fréquentes en cliquant sur Récent dans l'onglet Rechercher, puis sur Enregistrer la recherche. Les recherches enregistrées apparaîtront dans le volet de navigation.

IV. EXERCICE PRATIQUE

Exercice : Organisation complète de votre boîte de réception

Dans cet exercice, vous allez mettre en pratique toutes les techniques d'organisation apprises en créant un système complet pour votre boîte de réception.

Partie 1 : Créer une structure de dossiers

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Créer des dossiers principaux

Créez au moins trois dossiers principaux dans votre boîte de réception :

  • Un dossier "Projets" (pour les emails liés à vos différents projets)
  • Un dossier "Personnel" (pour les emails personnels)
  • Un dossier "Archives" (pour les emails que vous souhaitez conserver mais qui n'ont plus besoin d'attention)
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Créer des sous-dossiers

Dans le dossier "Projets", créez au moins deux sous-dossiers pour des projets spécifiques (réels ou fictifs) :

  • Par exemple : "Projet A" et "Projet B"
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Déplacer des emails

Déplacez au moins 5 emails de votre boîte de réception vers les dossiers appropriés :

  • Sélectionnez un ou plusieurs emails
  • Faites-les glisser vers le dossier de destination, ou utilisez le bouton Déplacer vers dans l'onglet Accueil

Partie 2 : Utiliser les catégories et les indicateurs

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Créer des catégories personnalisées

Créez au moins trois catégories personnalisées :

  • Une catégorie "Urgent" (en rouge)
  • Une catégorie "Important" (en jaune ou orange)
  • Une catégorie "Pour information" (en bleu ou vert)
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Assigner des catégories

Attribuez des catégories à au moins 5 emails différents :

  • Sélectionnez un email
  • Faites un clic droit et choisissez Catégoriser
  • Sélectionnez la catégorie appropriée
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Utiliser les indicateurs de suivi

Ajoutez des indicateurs à au moins 3 emails nécessitant une action :

  • Un email à traiter aujourd'hui (indicateur "Aujourd'hui")
  • Un email à traiter cette semaine (indicateur "Cette semaine")
  • Un email avec une date personnalisée (utilisez l'option "Personnaliser...")

Partie 3 : Rechercher des emails

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Recherche simple

Effectuez une recherche simple en utilisant un mot-clé qui devrait se trouver dans plusieurs de vos emails.

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Recherche avec filtres

Effectuez une recherche en utilisant au moins deux filtres :

  • Par exemple : tous les emails d'un expéditeur spécifique contenant une pièce jointe
  • Ou : tous les emails reçus cette semaine et marqués comme "Urgent"
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Recherche avancée avec opérateurs

Utilisez des opérateurs de recherche pour trouver des emails spécifiques :

  • Par exemple : from:nom@exemple.com AND subject:réunion
  • Ou : hasattachment:yes NOT from:newsletter@exemple.com

Résultat attendu :

À la fin de cet exercice, vous devriez avoir :

  • Une structure de dossiers hiérarchique pour organiser vos emails
  • Des catégories personnalisées pour classer visuellement vos messages
  • Des indicateurs de suivi pour les emails nécessitant une action
  • La capacité de retrouver rapidement des emails spécifiques grâce à la recherche avancée

V. CONSEILS ET BONNES PRATIQUES

BONNES PRATIQUES D'ORGANISATION DES EMAILS

Structure de dossiers efficace

  • Limitez le nombre de dossiers principaux à 5-7 pour éviter une navigation complexe
  • Utilisez une hiérarchie logique avec des sous-dossiers pour les catégories plus spécifiques
  • Nommez vos dossiers clairement avec des noms courts et descriptifs
  • Créez un dossier "Archives" pour les emails à conserver mais qui n'ont plus besoin d'attention immédiate

Utilisation des catégories et indicateurs

  • Limitez le nombre de catégories à 5-7 pour rester efficace
  • Utilisez un code couleur cohérent (par exemple, rouge pour urgent, vert pour terminé)
  • Définissez des dates réalistes pour vos indicateurs de suivi
  • Révisez régulièrement vos emails marqués d'un indicateur pour vous assurer qu'aucune tâche n'est oubliée

Stratégie de recherche

  • Utilisez des mots-clés spécifiques plutôt que des termes génériques
  • Combinez plusieurs critères pour affiner votre recherche
  • Enregistrez vos recherches fréquentes pour y accéder rapidement
  • Apprenez les opérateurs de recherche pour des requêtes plus efficaces

Maintenance régulière

  • Triez vos emails quotidiennement plutôt que de laisser s'accumuler les messages non traités
  • Adoptez l'approche "toucher une seule fois" : lire, traiter et classer immédiatement
  • Archivez ou supprimez régulièrement les emails qui ne sont plus pertinents
  • Révisez et ajustez votre système d'organisation tous les trimestres pour l'améliorer
Inbox Zero

Visez à vider votre boîte de réception chaque jour en traitant, déléguant, reportant ou archivant chaque message.

Plages horaires dédiées

Consacrez des moments spécifiques de la journée à la gestion des emails plutôt que de les consulter en continu.

Règles automatiques

Utilisez les règles d'Outlook pour trier automatiquement certains messages dans des dossiers appropriés.

Recherche avancée

Maîtrisez les fonctions de recherche pour minimiser le temps passé à chercher des informations dans vos emails.

VI. RACCOURCIS CLAVIER UTILES

Maîtriser les raccourcis clavier peut considérablement accélérer votre travail d'organisation des emails dans Outlook :

Raccourcis pour la gestion des dossiers
  • Ctrl+Maj+E : Créer un nouveau dossier
  • Ctrl+Maj+V : Déplacer un élément sélectionné vers un dossier
  • Ctrl+Maj+I : Accéder à la boîte de réception
  • Ctrl+Maj+O : Accéder au dossier des éléments envoyés
Raccourcis pour les indicateurs et catégories
  • Insérer : Marquer un message pour suivi ou comme terminé (en alternance)
  • Ctrl+F (puis Q) : Ouvrir la boîte de dialogue de suivi
  • Ctrl+Maj+G : Ouvrir la boîte de dialogue des catégories
Raccourcis pour la recherche
  • Ctrl+E : Placer le curseur dans la barre de recherche
  • F3 : Continuer la recherche
  • Échap : Annuler la recherche et revenir à l'affichage normal
  • Ctrl+Alt+A : Recherche avancée

Note : Sur macOS, remplacez généralement Ctrl par Cmd (⌘) et Alt par Option (⌥) dans ces raccourcis.