Module 7 : Impression et Exportation
Introduction
Bienvenue dans le Module 7 de notre formation Excel ! Après avoir créé, analysé et visualisé vos données, l'étape finale consiste souvent à partager votre travail avec d'autres personnes. Ce module se concentre sur les méthodes pour préparer vos feuilles de calcul afin qu'elles soient présentables, imprimables et exportables dans différents formats.
Que vous prépariez un rapport pour une réunion, un document à distribuer à des collègues, ou simplement un fichier à archiver, les compétences que vous apprendrez ici vous aideront à produire des documents professionnels et bien présentés. Nous verrons comment configurer vos documents pour l'impression, ajouter des informations contextuelles avec des en-têtes et pieds de page, et convertir vos feuilles de calcul en formats universellement lisibles comme le PDF.
FICHE PRATIQUE : IMPRESSION ET EXPORTATION
I. PRÉPARATION ET MISE EN PAGE POUR L'IMPRESSION
Principes fondamentaux de mise en page
La mise en page est l'étape préalable essentielle à toute impression de qualité. Elle vous permet de contrôler l'apparence de vos données sur papier :
- Orientation - Portrait (vertical) ou paysage (horizontal)
- Marges - Espaces sur les bords de la page
- Échelle - Ajustement de la taille du contenu
- Sauts de page - Contrôle où commence une nouvelle page
- Zone d'impression - Définition exacte de ce qui sera imprimé
- En-têtes et pieds de page - Informations répétées sur chaque page
- Arrière-plan - Contrôle des éléments visibles ou non à l'impression
II. ACCÈS AUX OUTILS DE MISE EN PAGE
Excel propose plusieurs façons d'accéder aux options de mise en page :
- Onglet Mise en page du ruban :
- Contient la plupart des commandes liées à l'impression et à la mise en page
- Organisé en groupes : Thèmes, Mise en page, Mise à l'échelle, Options de la feuille, etc.
- Aperçu avant impression :
- Accessible via Fichier > Imprimer (Ctrl + P)
- Affiche un aperçu visuel de l'impression et donne accès aux paramètres courants
- Boîte de dialogue Mise en page :
- Accessible en cliquant sur le petit lanceur de boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du groupe Mise en page
- Offre un accès complet à tous les paramètres dans une interface à onglets
- Mode Mise en page :
- Accessible via l'onglet Affichage > Mise en page
- Affiche votre feuille telle qu'elle apparaîtra à l'impression, avec règles et marges interactives
Ajustement de la mise en page pour l'impression
Pour obtenir un résultat d'impression optimal, plusieurs réglages peuvent être nécessaires. Abordons en détail chacun des paramètres essentiels :
La première étape consiste à déterminer exactement quelles cellules seront imprimées :
- Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez imprimer
- Accédez à l'onglet Mise en page > groupe Mise en page > Zone d'impression > Définir
- Excel imprimera uniquement la zone sélectionnée
- Pour annuler une zone d'impression définie, cliquez sur Zone d'impression > Effacer
Si vous avez plusieurs plages non contiguës à imprimer, définissez d'abord la première zone, puis utilisez Zone d'impression > Ajouter à la zone d'impression pour les plages suivantes.
Ces paramètres déterminent comment votre contenu s'adapte à la page :
- Orientation :
- Dans l'onglet Mise en page, groupe Mise en page, cliquez sur Orientation
- Choisissez Portrait (vertical) pour les tableaux étroits avec beaucoup de lignes
- Choisissez Paysage (horizontal) pour les tableaux larges avec beaucoup de colonnes
- Format de papier :
- Dans le même groupe, cliquez sur Taille
- Sélectionnez le format souhaité (A4, Lettre, etc.)
- Vous pouvez également créer un format personnalisé si nécessaire
Les marges déterminent l'espace entre vos données et les bords de la page :
- Dans l'onglet Mise en page, groupe Mise en page, cliquez sur Marges
- Choisissez une des options prédéfinies ou cliquez sur Marges personnalisées pour un contrôle précis
- Dans la boîte de dialogue, vous pouvez :
- Définir les marges haut, bas, gauche et droite
- Configurer les marges d'en-tête et de pied de page
- Activer l'option Centrer horizontalement ou Centrer verticalement pour centrer vos données sur la page
En mode Mise en page (onglet Affichage), vous pouvez également ajuster visuellement les marges en faisant glisser les lignes de marge bleues.
La mise à l'échelle vous permet d'adapter automatiquement votre contenu pour qu'il tienne sur un nombre spécifique de pages :
- Dans l'onglet Mise en page, groupe Mise à l'échelle, vous avez plusieurs options :
- Largeur : Ajuste le contenu pour qu'il tienne sur un nombre spécifique de pages en largeur
- Hauteur : Ajuste le contenu pour qu'il tienne sur un nombre spécifique de pages en hauteur
- Échelle : Agrandit ou réduit le contenu selon un pourcentage spécifique
- Alternatives :
- Pour un contrôle plus précis, utilisez la boîte de dialogue Mise en page, onglet Page
- Ajustez l'option Mettre à l'échelle ou Ajuster à
Si vous souhaitez que votre tableau tienne exactement sur une page, sélectionnez 1 page en largeur et 1 page en hauteur.
Astuce : Plutôt que de réduire excessivement la taille de vos données avec la mise à l'échelle (ce qui peut les rendre illisibles), envisagez d'ajuster les largeurs de colonnes et hauteurs de lignes pour optimiser l'espace. Supprimez également les données non essentielles à l'impression.
Les sauts de page vous permettent de contrôler exactement où commence une nouvelle page lors de l'impression :
- Pour voir les sauts de page existants :
- Accédez à l'onglet Affichage > Aperçu des sauts de page
- Les lignes bleues pointillées indiquent les sauts de page automatiques
- Les lignes bleues pleines indiquent les sauts de page manuels
- Pour insérer un saut de page :
- Sélectionnez la ligne en-dessous de laquelle ou la colonne à droite de laquelle vous souhaitez insérer un saut de page
- Accédez à l'onglet Mise en page > groupe Mise en page > Sauts de page > Insérer un saut de page
- Pour supprimer un saut de page :
- Sélectionnez une cellule juste en-dessous ou à droite du saut de page
- Accédez à Sauts de page > Supprimer le saut de page
- Pour réinitialiser tous les sauts de page : Sauts de page > Réinitialiser tous les sauts de page
En mode Aperçu des sauts de page, vous pouvez également faire glisser les lignes bleues pour ajuster visuellement les sauts de page.
Insertion d'en-têtes et pieds de page
Les en-têtes et pieds de page ajoutent des informations contextuelles importantes à vos impressions, comme la date, le numéro de page, le nom du fichier, ou le nom de l'auteur. Ces éléments apparaissent respectivement en haut et en bas de chaque page imprimée.
Il existe plusieurs façons d'accéder à la zone d'édition des en-têtes et pieds de page :
- Méthode 1 : Onglet Insertion > groupe Texte > En-tête et pied de page
- Méthode 2 : Onglet Affichage > Mode Page, puis cliquez dans les zones "Cliquez pour ajouter un en-tête" ou "Cliquez pour ajouter un pied de page"
- Méthode 3 : Dans la boîte de dialogue Mise en page, onglet En-tête/Pied de page
Quand vous accédez à l'en-tête ou au pied de page, Excel passe automatiquement en mode Mise en page et affiche un nouvel onglet contextuel Création dans le ruban.
Excel propose des modèles prêts à l'emploi :
- Accédez aux en-têtes/pieds de page comme décrit précédemment
- Dans l'onglet Création, cliquez sur En-tête ou Pied de page
- Sélectionnez un modèle dans la liste déroulante
Les options prédéfinies incluent des combinaisons courantes comme "Page X sur Y", "Nom du fichier et date", etc.
Vous pouvez créer des en-têtes et pieds de page entièrement personnalisés :
- Accédez à l'en-tête ou au pied de page
- Remarquez que chacun est divisé en trois sections : gauche, centre et droite
- Cliquez dans la section souhaitée (gauche, centre ou droite) et tapez du texte
- Utilisez les boutons de l'onglet Création pour insérer des éléments dynamiques :
- Numéro de page : Insère le numéro de la page courante
- Nombre de pages : Insère le nombre total de pages
- Date : Insère la date actuelle
- Heure : Insère l'heure actuelle
- Chemin d'accès : Insère le chemin complet du fichier
- Nom de fichier : Insère le nom du classeur
- Nom de la feuille : Insère le nom de l'onglet actif
- Image : Permet d'insérer un logo ou une autre image
- Pour mettre en forme le texte, sélectionnez-le et utilisez les commandes de mise en forme du mini ruban contextuel
Astuce : Vous pouvez combiner du texte fixe avec des éléments dynamiques. Par exemple, tapez "Rapport financier - Page " puis insérez le Numéro de page, suivi de " sur " et insérez le Nombre de pages pour obtenir "Rapport financier - Page 1 sur 5".
Vous pouvez configurer des en-têtes et pieds de page différents pour différentes parties du document :
- En mode Édition d'en-tête/pied de page, dans l'onglet Création, utilisez les options :
- Première page différente : Crée un en-tête/pied de page spécial uniquement pour la première page
- En-têtes/pieds de page différents pair/impair : Permet de définir des en-têtes/pieds de page différents pour les pages paires et impaires
- Mettre à l'échelle avec le document : Ajuste la taille de l'en-tête/pied de page proportionnellement au document
- Aligner avec les marges de la page : Aligne l'en-tête/pied de page sur les marges plutôt que sur les bords du papier
- Pour basculer entre les différents en-têtes/pieds de page (première page, pages paires, pages impaires), utilisez les boutons de navigation dans le groupe Navigation
Impression et aperçu
Avant d'imprimer, il est essentiel de vérifier que le résultat correspondra à vos attentes. Excel offre plusieurs outils pour prévisualiser et ajuster votre document.
L'aperçu vous montre exactement comment votre document apparaîtra une fois imprimé :
- Accédez à Fichier > Imprimer ou utilisez le raccourci Ctrl + P
- La partie droite de l'écran affiche un aperçu fidèle de votre document
- Utilisez les flèches en bas de l'aperçu pour naviguer entre les pages
- Le zoom dans l'aperçu vous permet d'examiner les détails
- Vous pouvez ajuster les paramètres d'impression dans la partie gauche de l'écran et voir immédiatement l'effet sur l'aperçu
Dans l'écran Imprimer, vous pouvez ajuster plusieurs paramètres importants :
- Imprimante : Sélectionnez l'imprimante à utiliser
- Pages : Imprimez toutes les pages ou spécifiez un intervalle
- Copies : Définissez le nombre d'exemplaires
- Imprimer quoi :
- Feuilles actives : Imprime uniquement la ou les feuilles sélectionnées
- Classeur entier : Imprime toutes les feuilles du classeur
- Sélection : Imprime uniquement les cellules sélectionnées
- Orientation : Basculez entre portrait et paysage
- Taille du papier : Changez le format du papier
- Marges : Choisissez des marges prédéfinies ou personnalisées
- Mise à l'échelle : Ajustez la taille d'impression
Chaque modification de ces paramètres est immédiatement reflétée dans l'aperçu.
Attention : Les paramètres d'impression sont enregistrés avec votre classeur. Si vous configurez une impression en mode paysage avec des marges étroites, ces paramètres seront conservés lorsque d'autres personnes ouvriront votre fichier. Assurez-vous que cela correspond à l'intention souhaitée.
Exportation au format PDF
Le format PDF (Portable Document Format) est idéal pour partager des documents qui doivent conserver leur mise en forme exacte, quelle que soit la plateforme ou l'appareil utilisé pour les consulter. Excel offre d'excellentes fonctionnalités d'exportation vers PDF.
La méthode principale pour créer un PDF est la suivante :
- Cliquez sur Fichier > Exporter
- Sélectionnez Créer un document PDF/XPS
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
- Naviguez jusqu'à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le PDF
- Donnez un nom au fichier
- Assurez-vous que "Type" est bien défini sur PDF
- Cliquez sur Options pour des paramètres avancés (voir ci-dessous)
- Cliquez sur Publier pour créer le PDF
Vous pouvez également utiliser le raccourci Fichier > Imprimer puis choisir "Microsoft Print to PDF" comme imprimante.
Lors de l'exportation, cliquez sur le bouton Options pour accéder à des paramètres détaillés :
- Plage de publication :
- Tout le classeur : Exporte toutes les feuilles
- Feuille(s) active(s) : Exporte uniquement la ou les feuilles sélectionnées
- Sélection : Exporte uniquement les cellules sélectionnées
- Table : Exporte un tableau sélectionné
- Ignorer les zones d'impression : Si cochée, ignore les zones d'impression définies
- Inclure les propriétés du document : Inclut les métadonnées (auteur, titre, etc.)
- Inclure les balises permettant l'accessibilité : Ajoute des balises qui facilitent l'accès aux personnes utilisant des technologies d'assistance
- Optimiser pour :
- Standard : Équilibre entre qualité et taille de fichier
- Qualité minimale : Privilégie la petite taille de fichier
Astuce : Pour les documents qui seront distribués électroniquement, cochez toujours l'option "Inclure les balises permettant l'accessibilité". Cela rend votre document plus utilisable par les personnes ayant des limitations visuelles ou motrices, et c'est également une bonne pratique pour la conformité avec de nombreuses réglementations.
Adaptez votre approche selon l'utilisation prévue du PDF :
- Pour l'impression professionnelle :
- Vérifiez soigneusement la mise en page avant l'exportation
- Utilisez des marges appropriées (généralement au moins 0,5 pouce/1,27 cm)
- Si des couleurs précises sont nécessaires, discutez des paramètres avec votre imprimeur
- Pour le partage par email :
- Optimisez pour une taille de fichier minimale
- Considérez de limiter l'exportation aux seules données pertinentes
- Pour la consultation à l'écran :
- Utilisez une mise en page qui s'adapte bien à l'écran (souvent paysage)
- Privilégiez la lisibilité avec une taille de police suffisante
- Envisagez d'utiliser des en-têtes et pieds de page simplifiés
- Pour l'archivage à long terme :
- Incluez toutes les propriétés du document pour faciliter les recherches futures
- Utilisez le paramètre de qualité standard pour garantir la fidélité
- Assurez-vous que toutes les informations importantes sont incluses
Cas pratiques et exercices
Scénario : Préparation d'un rapport financier trimestriel pour impression et distribution
Contexte : En tant que responsable financier, vous devez préparer un rapport trimestriel contenant plusieurs tableaux de données financières qui sera imprimé pour une réunion du conseil d'administration et également archivé en version électronique.
Solution étape par étape :
- Préparation des données :
- Assurez-vous que toutes les données sont bien organisées et formatées
- Ajustez les largeurs de colonnes pour une lisibilité optimale
- Appliquez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les points importants
- Configuration de la mise en page :
- Pour chaque feuille, définissez la zone d'impression appropriée
- Choisissez l'orientation (portrait pour les tableaux étroits, paysage pour les tableaux larges)
- Ajustez les marges (standard pour l'impression)
- Définissez l'échelle pour que chaque tableau tienne sur une seule page si possible
- Ajout d'en-têtes et pieds de page professionnels :
- En-tête : Logo de l'entreprise (à gauche), "Rapport financier T2 2023" (au centre), "Confidentiel" (à droite)
- Pied de page : Date d'impression (à gauche), "Page X sur Y" (au centre), votre nom (à droite)
- Configurez un en-tête spécial pour la première page avec le titre complet du rapport
- Vérification avec l'aperçu avant impression :
- Examinez chaque page pour s'assurer que tout s'affiche correctement
- Vérifiez que les sauts de page n'interrompent pas les tableaux de manière inappropriée
- Ajustez si nécessaire les paramètres de mise en page
- Exportation en PDF :
- Utilisez Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS
- Incluez toutes les feuilles pertinentes
- Ajoutez les propriétés du document (titre, auteur, sujet, mots-clés)
- Activez les balises d'accessibilité
- Vérifiez le PDF généré avant de le distribuer
- Impression physique :
- Imprimez une copie test pour vérifier le résultat physique
- Imprimez les copies finales nécessaires pour la réunion
Exercice 1 : Configuration de base pour l'impression
Objectif : Maîtriser les paramètres fondamentaux de mise en page
Instructions :
- Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez un tableau simple avec les données suivantes :
- En-têtes de colonnes : Produit, Janvier, Février, Mars, Total
- Ajoutez 10 lignes de données avec des noms de produits et des valeurs de vente
- Ajoutez des formules pour calculer les totaux par ligne et par colonne
- Appliquez une mise en forme de base :
- Formatez les en-têtes en gras avec un arrière-plan de couleur
- Ajoutez une bordure au tableau
- Formatez les chiffres avec le symbole monétaire approprié
- Configurez la mise en page :
- Définissez l'orientation en mode paysage
- Ajustez les marges à 2 cm de chaque côté
- Centrez le tableau horizontalement sur la page
- Définissez la zone d'impression pour inclure uniquement votre tableau
- Utilisez l'aperçu avant impression pour vérifier le résultat
Exercice 2 : Création d'en-têtes et pieds de page personnalisés
Objectif : Apprendre à créer et personnaliser des en-têtes et pieds de page professionnels
Instructions :
- Continuez avec le tableau créé dans l'Exercice 1 ou créez-en un nouveau
- Ajoutez un en-tête personnalisé avec les éléments suivants :
- Section gauche : Votre nom
- Section centrale : "Rapport de ventes trimestriel"
- Section droite : Date actuelle (insérez la date avec le code dynamique)
- Ajoutez un pied de page personnalisé avec :
- Section gauche : Nom du fichier (insérez-le avec le code dynamique)
- Section centrale : "Page X sur Y" (utilisez les codes dynamiques)
- Section droite : "Confidentiel"
- Formatez l'en-tête et le pied de page :
- Mettez en gras le titre central de l'en-tête
- Mettez en italique et en rouge le mot "Confidentiel" dans le pied de page
- Configurez un en-tête différent pour la première page avec un titre plus élaboré
- Vérifiez le résultat avec l'aperçu avant impression
Exercice 3 : Gestion des sauts de page et mise à l'échelle
Objectif : Maîtriser les techniques avancées de mise en page pour les grands ensembles de données
Instructions :
- Créez un nouveau classeur avec un tableau plus grand :
- Ajoutez des en-têtes pour les 12 mois de l'année, plus une colonne "Produit" et une colonne "Total"
- Créez 20 lignes avec des noms de produits et des valeurs mensuelles
- Essayez d'abord d'imprimer sans ajustement - notez que le tableau sera probablement réparti sur plusieurs pages
- Utilisez le mode Aperçu des sauts de page pour visualiser comment le tableau sera divisé
- Appliquez les techniques suivantes :
- Ajout d'un saut de page manuel après la 10e ligne pour diviser logiquement les données
- Utilisation de l'option "Ajuster à 1 page en largeur" pour que toutes les colonnes apparaissent sur une seule page
- Répétition des titres de lignes et de colonnes pour les pages multiples (utilisez l'option dans l'onglet Mise en page > Imprimer les titres)
- Configurez les options d'impression pour les lignes de quadrillage et les en-têtes de lignes et de colonnes
- Vérifiez le résultat avec l'aperçu avant impression
Exercice 4 : Projet final - Création d'un rapport complet avec exportation PDF
Objectif : Combiner toutes les techniques apprises pour créer un rapport professionnel
Instructions :
- Créez un classeur avec au moins deux feuilles :
- Feuille 1 : "Résumé des ventes" - un tableau récapitulatif par région
- Feuille 2 : "Détails par produit" - un tableau détaillé des ventes par produit et par mois
- Pour chaque feuille :
- Appliquez une mise en forme professionnelle (styles de tableau, mise en forme conditionnelle, etc.)
- Configurez la mise en page optimale (orientation, marges, échelle)
- Ajoutez des en-têtes et pieds de page appropriés
- Définissez correctement les zones d'impression
- Ajoutez une feuille de titre simple avec le nom du rapport et la date
- Configurez les propriétés du document (Fichier > Informations > Propriétés) avec :
- Titre : "Rapport de ventes trimestriel"
- Auteur : Votre nom
- Sujet : "Analyse des ventes Q2 2023"
- Mots-clés : "ventes, rapport, trimestriel, analyse"
- Exportez l'ensemble du classeur en PDF avec les options suivantes :
- Inclusion de toutes les feuilles
- Activation des balises d'accessibilité
- Inclusion des propriétés du document
- Vérifiez le PDF généré et assurez-vous que :
- L'ordre des pages est logique
- Tous les éléments sont correctement affichés
- La pagination fonctionne comme prévu
- En-têtes et pieds de page apparaissent sur toutes les pages
Résumé des points clés
- La mise en page est essentielle pour un document professionnel
- Définissez la zone d'impression pour cibler exactement ce qui doit être imprimé
- Ajustez l'orientation selon la nature de vos données (portrait ou paysage)
- Utilisez les marges pour un équilibre visuel sur la page
- La mise à l'échelle permet d'adapter votre contenu à un nombre spécifique de pages
- Les sauts de page manuels vous donnent un contrôle précis sur la pagination
- Les en-têtes et pieds de page fournissent des informations contextuelles importantes
- Ils peuvent contenir du texte, des numéros de page, des dates, et même des images
- Divisés en sections gauche, centre et droite pour une organisation flexible
- Peuvent être différents sur la première page ou sur les pages paires et impaires
- Les codes dynamiques permettent d'insérer des informations qui se mettent à jour automatiquement
- L'aperçu avant impression est essentiel pour vérifier votre mise en page
- Utilisez le mode Aperçu des sauts de page pour visualiser et ajuster la pagination
- Vous pouvez modifier tous les paramètres d'impression directement depuis l'aperçu
- Vérifiez toujours que le contenu s'imprime correctement sur toutes les pages
- Les paramètres d'impression sont enregistrés avec le document
- Le PDF est idéal pour partager des documents avec une mise en forme fixe
- Excel offre des options d'exportation complètes accessibles via Fichier > Exporter
- Vous pouvez exporter tout le classeur ou seulement des feuilles spécifiques
- Les options avancées permettent de contrôler la qualité, l'accessibilité et les métadonnées
- Adaptez les paramètres d'exportation selon l'utilisation prévue du PDF
Pour aller plus loin : Excel offre également des options d'exportation vers d'autres formats comme XPS, HTML ou des formats d'image. Pour les présentations plus élaborées, vous pouvez envisager d'exporter vos données vers PowerPoint, ou pour les documents texte détaillés, vers Word. Ces intégrations font partie de la puissance de la suite Microsoft Office.