Introduction
Après avoir découvert l'interface d'Excel dans le Module 1, nous allons maintenant nous concentrer sur les compétences essentielles pour saisir des données et les mettre en forme efficacement. La mise en forme est une étape cruciale qui transforme de simples tableaux de chiffres en documents professionnels et lisibles.
Ce module vous guidera à travers les techniques de saisie de différents types de données (texte, nombres, dates), et vous montrera comment embellir vos feuilles de calcul grâce aux multiples options de formatage qu'offre Excel.
FICHE PRATIQUE : SAISIE ET MISE EN FORME DES DONNÉES
I. SAISIE DE DONNÉES
Principes de base
- Pour saisir des données, sélectionnez une cellule et commencez à taper
- Validez avec Entrée (passe à la cellule du dessous) ou Tab (passe à la cellule de droite)
- Annulez une saisie en cours avec Échap
- Modifiez le contenu d'une cellule avec F2 ou double-clic
Texte
- Saisissez directement le texte dans la cellule
- Par défaut, le texte s'aligne à gauche
- Pour forcer Excel à traiter un nombre comme du texte, ajoutez une apostrophe au début (ex: '42)
- Retour à la ligne dans une cellule : Alt+Entrée
Nombres
- Saisissez les nombres sans espaces ni symboles spéciaux*
- Par défaut, les nombres s'alignent à droite
- Pour les décimales, utilisez le point ou la virgule selon vos paramètres régionaux
- Pour les milliers, ne saisissez pas d'espace ni de séparateur
- Pour les valeurs négatives, utilisez le signe moins (-) ou mettez le nombre entre parenthèses
* Le formatage s'appliquera automatiquement selon vos paramètres régionaux
Dates et heures
- Formats de date reconnus par Excel :
- JJ/MM/AAAA (25/12/2023)
- MM/JJ/AAAA (12/25/2023) - selon paramètres régionaux
- JJ-MM-AAAA (25-12-2023)
- AAAA-MM-JJ (2023-12-25)
- Formats d'heure reconnus :
- HH:MM (14:30)
- HH:MM:SS (14:30:45)
- Combiner date et heure : 25/12/2023 14:30
- Raccourci pour la date du jour : Ctrl+;
- Raccourci pour l'heure actuelle : Ctrl+:
Édition des données
- Modifier une cellule : sélectionner la cellule et appuyer sur F2 ou double-cliquer
- Effacer le contenu : sélectionner la cellule et appuyer sur Suppr
- Remplacement rapide : sélectionner la cellule et commencer à taper
- Copier/Coller : Ctrl+C / Ctrl+V
- Couper/Coller : Ctrl+X / Ctrl+V
- Annuler une action : Ctrl+Z
- Rétablir une action : Ctrl+Y
II. MISE EN FORME DU TEXTE
Police et taille
- Modifier la police : Onglet Accueil → groupe Police → liste déroulante des polices
- Changer la taille : Onglet Accueil → groupe Police → liste déroulante des tailles
- Style de police : Gras (Ctrl+G), Italique (Ctrl+I), Souligné (Ctrl+U)
Couleurs et effets
- Couleur de police : Onglet Accueil → groupe Police → bouton Couleur de police (A)
- Couleur de remplissage : Onglet Accueil → groupe Police → bouton Couleur de remplissage
- Bordures : Onglet Accueil → groupe Police → bouton Bordures
Alignement
- Alignement horizontal : Gauche (Alt+H, puis AL), Centre (Alt+H, puis AC), Droite (Alt+H, puis AR)
- Alignement vertical : Haut, Centre, Bas (Onglet Accueil → groupe Alignement)
- Renvoyer à la ligne : Onglet Accueil → groupe Alignement → bouton Renvoyer à la ligne
Fusion de cellules
- Fusionner des cellules : Sélectionner les cellules → Onglet Accueil → groupe Alignement → Fusionner et centrer
- Options de fusion :
- Fusionner et centrer (combine les cellules et centre horizontalement)
- Fusionner (combine les cellules sans modifier l'alignement)
- Fractionner les cellules (annule une fusion)
III. MISE EN FORME DES NOMBRES
Formats numériques courants
Accès : Onglet Accueil → groupe Nombre → liste déroulante Format de nombre
| Format |
Exemple |
Usage |
| Général |
1234,5 |
Format par défaut, sans mise en forme spécifique |
| Nombre |
1 234,50 |
Contrôle des décimales et séparateurs de milliers |
| Monétaire |
1 234,50 € |
Valeurs avec symbole monétaire |
| Comptabilité |
1 234,50 € |
Alignement des symboles monétaires et valeurs |
| Date |
25/12/2023 |
Différents formats de date |
| Heure |
14:30:00 |
Différents formats d'heure |
| Pourcentage |
12,50% |
Multiplie par 100 et ajoute % |
| Fraction |
1 1/4 |
Affiche les nombres décimaux sous forme de fractions |
| Scientifique |
1,23E+03 |
Notation scientifique pour les grands nombres ou les très petits nombres |
| Texte |
1234,5 |
Conserve le format exact que vous saisissez |
Options avancées
- Augmenter/Réduire les décimales : Onglet Accueil → groupe Nombre → boutons décimales
- Format de nombre personnalisé : Boîte de dialogue Format de cellule → onglet Nombre → Personnalisé
IV. AJUSTEMENT DE LA STRUCTURE
Largeur des colonnes
- Ajuster manuellement : Placer le curseur entre deux en-têtes de colonne et faire glisser
- Ajuster automatiquement : Double-cliquer sur la bordure droite de l'en-tête de colonne
- Largeur précise : Clic droit sur l'en-tête de colonne → Largeur → saisir une valeur
- Ajuster plusieurs colonnes : Sélectionner plusieurs colonnes et utiliser l'une des méthodes ci-dessus
Hauteur des lignes
- Ajuster manuellement : Placer le curseur entre deux en-têtes de ligne et faire glisser
- Hauteur précise : Clic droit sur l'en-tête de ligne → Hauteur → saisir une valeur
- Ajuster automatiquement : Double-cliquer sur la bordure inférieure de l'en-tête de ligne
Bordures et quadrillage
- Ajouter des bordures : Sélectionner des cellules → Onglet Accueil → groupe Police → menu Bordures
- Personnaliser les bordures : Sélectionner des cellules → clic droit → Format de cellule → onglet Bordure
- Afficher/masquer le quadrillage : Onglet Affichage → cocher/décocher "Quadrillage"
V. ASTUCES AVANCÉES
- Format peinture : Copier rapidement la mise en forme d'une cellule à d'autres (Ctrl+Maj+C pour copier, Ctrl+Maj+V pour coller)
- Styles de cellule prédéfinis : Onglet Accueil → groupe Styles → Styles de cellules
- Mise en forme conditionnelle : Onglet Accueil → groupe Styles → Mise en forme conditionnelle
- Tableaux : Onglet Accueil → groupe Styles → Format sous forme de tableau
I. Saisie des données dans Excel
La saisie des données est l'opération fondamentale dans Excel. Comprendre comment entrer différents types de données correctement vous permettra de travailler plus efficacement et d'éviter des erreurs dans vos calculs.
Principes de base de la saisie de données
1
Sélectionner une cellule
Avant de commencer à saisir des données, vous devez d'abord sélectionner la cellule où vous souhaitez les placer :
- Cliquez sur la cellule avec votre souris
- Utilisez les touches fléchées du clavier pour vous déplacer d'une cellule à l'autre
- La cellule sélectionnée (ou active) est entourée d'une bordure plus épaisse
2
Saisir des données
Une fois la cellule sélectionnée, commencez simplement à taper :
- Le texte que vous tapez apparaît à la fois dans la cellule et dans la barre de formule
- Pour valider votre saisie, vous pouvez :
- Appuyer sur Entrée (déplace le curseur vers la cellule du dessous)
- Appuyer sur Tab (déplace le curseur vers la cellule de droite)
- Appuyer sur une des touches fléchées
- Cliquer sur une autre cellule
- Cliquer sur la coche ✓ dans la barre de formule
Saisie de données avec affichage dans la cellule et dans la barre de formule
3
Annuler ou modifier une saisie
Si vous faites une erreur lors de la saisie, vous avez plusieurs options :
- Avant de valider :
- Appuyez sur Échap pour annuler la saisie en cours
- Utilisez les touches Retour arrière ou Suppr pour effacer des caractères
- Après avoir validé :
- Double-cliquez sur la cellule pour revenir en mode édition
- Sélectionnez la cellule et appuyez sur F2
- Sélectionnez la cellule et cliquez dans la barre de formule
- Pour effacer complètement le contenu, sélectionnez la cellule et appuyez sur Suppr
Astuce : Vous pouvez utiliser Ctrl+Z pour annuler votre dernière action, même après avoir validé une saisie. Cette commande "Annuler" peut être répétée plusieurs fois pour revenir en arrière dans vos actions.
Saisie de différents types de données
Excel gère plusieurs types de données différemment. Comprendre comment saisir chaque type correctement est essentiel pour créer des feuilles de calcul précises et fonctionnelles.
Saisie de texte
1
Caractéristiques de la saisie de texte
- Par défaut, le texte est aligné à gauche dans les cellules
- Excel accepte presque tous les caractères dans les cellules de texte
- Une cellule peut contenir jusqu'à 32 767 caractères
- Si le texte est plus long que la largeur de la cellule, il déborde visuellement sur les cellules voisines (si elles sont vides)
2
Techniques spéciales pour le texte
- Retour à la ligne dans une cellule : Appuyez sur Alt+Entrée pendant la saisie pour créer un saut de ligne
- Forcer Excel à traiter un nombre comme du texte : Ajoutez une apostrophe (') au début (par exemple, '42). L'apostrophe ne s'affiche pas dans la cellule mais apparaît dans la barre de formule
- Ajuster automatiquement le texte : Pour que le texte s'adapte à la largeur de la cellule, utilisez la fonction "Renvoyer à la ligne automatiquement" (onglet Accueil → groupe Alignement)
Exemple de saisie de texte avec retour à la ligne :
- Sélectionnez une cellule
- Tapez "Première ligne"
- Appuyez sur Alt+Entrée
- Tapez "Deuxième ligne"
- Appuyez sur Entrée pour valider
Le texte s'affichera sur deux lignes dans une seule cellule. Vous devrez peut-être augmenter la hauteur de la ligne pour voir tout le texte.
Saisie de nombres
1
Caractéristiques de la saisie de nombres
- Par défaut, les nombres sont alignés à droite dans les cellules
- Excel peut effectuer des calculs avec des valeurs numériques, mais pas avec du texte
- La précision d'Excel est de 15 chiffres significatifs
- Les nombres très grands ou très petits peuvent être affichés en notation scientifique
2
Comment saisir différents types de nombres
- Nombres entiers : Tapez simplement les chiffres (ex: 42, 1500)
- Nombres décimaux : Utilisez le séparateur décimal de vos paramètres régionaux (virgule ou point, ex: 42,5 ou 42.5)
- Nombres négatifs : Ajoutez un signe moins devant le nombre (ex: -42) ou entourez-le de parenthèses (ex: (42))
- Pourcentages : Tapez le nombre suivi du symbole % (ex: 25%)
- Fractions : Tapez un nombre entier, un espace, puis la fraction (ex: 1 1/2)
Important : Lors de la saisie, n'incluez pas les séparateurs de milliers (espaces ou points). Excel les ajoutera automatiquement selon le format choisi.
Attention : Si vous saisissez un nombre avec un format particulier (comme un code postal commençant par 0), Excel peut supprimer les zéros non significatifs. Pour éviter cela, utilisez l'apostrophe au début (ex: '01234) ou appliquez un format de cellule approprié (texte ou format personnalisé).
Saisie de dates et heures
1
Comprendre les dates et heures dans Excel
En interne, Excel stocke les dates et heures comme des nombres :
- Une date est représentée par un nombre entier (nombre de jours depuis le 01/01/1900)
- Une heure est représentée par une fraction décimale d'un jour (ex: 0,5 = 12 heures)
- Une date avec heure combine les deux (ex: 44562,5 = 25/12/2023 12:00)
Cela permet d'effectuer des calculs sur les dates et heures, comme trouver le nombre de jours entre deux dates.
2
Formats de saisie de dates
Excel reconnaît plusieurs formats de date, selon vos paramètres régionaux :
- Format français : JJ/MM/AAAA (ex: 25/12/2023)
- Format américain : MM/JJ/AAAA (ex: 12/25/2023)
- Format international : AAAA-MM-JJ (ex: 2023-12-25)
- Autres formats avec tirets ou points : 25-12-2023, 25.12.2023
Excel reconnaît également des formats abrégés (ex: 25/12/23) et des noms de mois (ex: 25 déc 2023).
3
Formats de saisie d'heures
Les formats d'heure typiques incluent :
- Format 24 heures : HH:MM (ex: 14:30) ou HH:MM:SS (ex: 14:30:45)
- Format 12 heures : HH:MM AM/PM (ex: 2:30 PM)
Pour saisir à la fois une date et une heure, combinez les deux : 25/12/2023 14:30
Raccourcis pour les dates et heures
Pour insérer la date du jour : Ctrl+; (point-virgule)
Pour insérer l'heure actuelle : Ctrl+: (deux-points)
Différentes manières d'afficher la même date selon le format choisi
Astuce : Si Excel ne reconnaît pas votre saisie comme une date, essayez de saisir la date dans un format plus standard, puis changez le format d'affichage (Onglet Accueil → groupe Nombre → liste déroulante Format de nombre → Plus de formats de nombre → Date) pour obtenir la présentation désirée.
Édition et navigation
1
Techniques d'édition rapide
- Remplacer entièrement : Sélectionnez la cellule et commencez à taper (le contenu existant sera remplacé)
- Modifier partiellement :
- Double-cliquez sur la cellule
- Ou sélectionnez la cellule et appuyez sur F2
- Ou cliquez dans la barre de formule
- Effacer le contenu : Sélectionnez la cellule et appuyez sur Suppr
- Effacer tout (contenu et mise en forme) : Sélectionnez la cellule → clic droit → Effacer tout
2
Raccourcis de navigation efficaces
Pour naviguer rapidement dans une feuille de calcul :
| Raccourci |
Action |
| Ctrl+Début |
Aller à la cellule A1 |
| Ctrl+Fin |
Aller à la dernière cellule contenant des données |
| Ctrl+→ |
Aller à la dernière cellule contenant des données dans la ligne |
| Ctrl+← |
Aller à la première cellule contenant des données dans la ligne |
| Ctrl+↑ |
Aller à la première cellule contenant des données dans la colonne |
| Ctrl+↓ |
Aller à la dernière cellule contenant des données dans la colonne |
| F5 ou Ctrl+G |
Ouvrir la boîte de dialogue "Atteindre" |
Pour sélectionner efficacement des plages de cellules :
- Cellules adjacentes : Cliquez et faites glisser la souris
- Cellules adjacentes avec le clavier : Maintenez Maj enfoncée et utilisez les flèches
- Plage rectangulaire : Cliquez sur la première cellule, puis Maj+clic sur la cellule diagonalement opposée
- Cellules non adjacentes : Maintenez Ctrl enfoncée et cliquez sur les cellules individuelles
- Ligne entière : Cliquez sur le numéro de ligne
- Colonne entière : Cliquez sur la lettre de colonne
- Toute la feuille : Cliquez sur le bouton en haut à gauche entre les en-têtes de lignes et de colonnes, ou appuyez sur Ctrl+A
Une fois la sélection effectuée, vous pouvez saisir des données, appliquer une mise en forme ou effectuer d'autres opérations sur toutes les cellules sélectionnées en même temps.
II. Mise en forme du texte
La mise en forme du texte permet de rendre vos feuilles de calcul plus lisibles et professionnelles. Excel offre de nombreuses options pour personnaliser l'apparence de votre texte.
Modifier la police et la taille
1
Changer la police
Pour modifier le type de police :
- Sélectionnez les cellules à modifier
- Dans l'onglet Accueil, localisez le groupe Police
- Cliquez sur la liste déroulante des polices
- Sélectionnez la police souhaitée dans la liste
2
Modifier la taille de la police
Pour changer la taille du texte :
- Sélectionnez les cellules à modifier
- Dans l'onglet Accueil, groupe Police, cliquez sur la liste déroulante des tailles
- Sélectionnez la taille souhaitée
- Ou utilisez les boutons Augmenter la taille de police ou Réduire la taille de police (icônes A+ et A-)
- Vous pouvez également saisir directement une taille personnalisée dans la zone de taille de police
3
Appliquer des styles de police
Pour mettre en gras, en italique ou souligner du texte :
- Gras :
- Cliquez sur le bouton Gras (B) dans le groupe Police
- Ou utilisez le raccourci Ctrl+G
- Italique :
- Cliquez sur le bouton Italique (I) dans le groupe Police
- Ou utilisez le raccourci Ctrl+I
- Souligné :
- Cliquez sur le bouton Souligné (U) dans le groupe Police
- Ou utilisez le raccourci Ctrl+U
Vous pouvez combiner ces styles (par exemple, texte en gras et en italique).
Le groupe Police dans l'onglet Accueil avec les options de mise en forme
Astuce : Pour accéder à plus d'options de mise en forme de police, comme les effets de texte (barré, exposant, indice), cliquez sur le petit lanceur de boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du groupe Police, ou faites un clic droit sur les cellules sélectionnées et choisissez "Format de cellule" → onglet "Police".
Couleur et effets de texte
1
Changer la couleur du texte
- Sélectionnez les cellules à modifier
- Dans l'onglet Accueil, groupe Police, cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de police (icône A avec une barre colorée en dessous)
- Choisissez une couleur dans la palette qui s'affiche
- Pour des couleurs personnalisées, cliquez sur "Autres couleurs..." en bas de la palette
2
Ajouter une couleur de fond aux cellules
- Sélectionnez les cellules à modifier
- Dans l'onglet Accueil, groupe Police, cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de remplissage (icône de seau de peinture)
- Sélectionnez une couleur dans la palette
- Pour supprimer une couleur de fond, sélectionnez "Sans remplissage"
3
Appliquer des effets de texte avancés
Pour accéder à des options supplémentaires :
- Sélectionnez les cellules
- Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe Police (petite flèche dans le coin inférieur droit) ou faites un clic droit et choisissez "Format de cellule"
- Dans l'onglet Police, vous pouvez appliquer des effets comme :
- Barré
- Exposant
- Indice
- Double soulignement
Palette de couleurs pour le texte et le fond de cellule
Attention : Utilisez les couleurs avec modération. Un excès de couleurs peut rendre votre feuille de calcul difficile à lire. Privilégiez un code couleur cohérent pour mettre en évidence certaines informations (par exemple, les totaux en gras, les données importantes sur fond clair).
Alignement du texte
1
Alignement horizontal
Dans l'onglet Accueil, groupe Alignement, vous avez plusieurs options :
- Aligner à gauche : Aligne le texte sur le bord gauche de la cellule (par défaut pour le texte)
- Centrer : Centre le texte horizontalement dans la cellule
- Aligner à droite : Aligne le texte sur le bord droit de la cellule (par défaut pour les nombres)
- Justifier : Répartit le texte de manière uniforme dans la cellule (utile pour les paragraphes de texte)
Raccourcis clavier :
- Aligner à gauche : Alt+H, puis AL
- Centrer : Alt+H, puis AC
- Aligner à droite : Alt+H, puis AR
2
Alignement vertical
Toujours dans le groupe Alignement, vous pouvez définir comment le texte est aligné verticalement dans la cellule :
- Haut : Aligne le texte en haut de la cellule (par défaut)
- Milieu : Centre le texte verticalement dans la cellule
- Bas : Aligne le texte en bas de la cellule
3
Orientation du texte
Vous pouvez modifier l'angle du texte dans une cellule :
- Sélectionnez les cellules
- Dans l'onglet Accueil, groupe Alignement, cliquez sur le bouton Orientation
- Choisissez parmi les options prédéfinies ou cliquez sur "Orienter le texte..." pour un angle personnalisé
4
Renvoi à la ligne automatique
Pour que le texte s'adapte automatiquement à la largeur de la cellule :
- Sélectionnez les cellules
- Dans l'onglet Accueil, groupe Alignement, cliquez sur le bouton Renvoyer à la ligne
Le texte sera affiché sur plusieurs lignes si nécessaire, et la hauteur de la cellule s'ajustera automatiquement.
Groupe Alignement dans l'onglet Accueil avec les différentes options
Avant
Texte long qui dépasse de la cellule et devient partiellement visible uniquement si les cellules adjacentes sont vides.
Après (avec renvoi à la ligne)
Texte long qui s'ajuste à la largeur de la cellule et s'affiche sur plusieurs lignes, rendant tout le contenu visible.
Fusion de cellules
La fusion de cellules est particulièrement utile pour créer des en-têtes de tableau ou des titres qui s'étendent sur plusieurs colonnes.
1
Fusionner et centrer des cellules
- Sélectionnez les cellules que vous souhaitez fusionner
- Dans l'onglet Accueil, groupe Alignement, cliquez sur Fusionner et centrer
Cette action combine toutes les cellules sélectionnées en une seule grande cellule et centre horizontalement le contenu.
2
Options de fusion avancées
Pour plus d'options, cliquez sur la flèche à côté du bouton Fusionner et centrer :
- Fusionner les cellules : Fusionne les cellules sans modifier l'alignement
- Fusionner et centrer : Fusionne et centre horizontalement
- Fusionner horizontalement : Fusionne uniquement les cellules de chaque ligne
- Fusionner verticalement : Fusionne uniquement les cellules de chaque colonne
3
Fractionner des cellules fusionnées
- Sélectionnez la cellule fusionnée
- Dans l'onglet Accueil, groupe Alignement, cliquez sur Fusionner et centrer pour désactiver la fusion
- Ou cliquez sur la flèche à côté du bouton et sélectionnez Fractionner les cellules
Exemple de titre fusionné sur plusieurs colonnes
Attention : Lorsque vous fusionnez des cellules qui contiennent des données, seules les données de la cellule supérieure gauche sont conservées. Les données des autres cellules sont supprimées. Excel vous avertira avant de procéder à la fusion.
Exemple de création d'un en-tête de tableau avec fusion :
- Sélectionnez les cellules A1:E1
- Cliquez sur Fusionner et centrer
- Tapez "Rapport trimestriel des ventes"
- Appliquez une mise en forme (police plus grande, gras, couleur)
- Sélectionnez les cellules A2:A3 et fusionnez-les
- Faites de même pour les cellules B2:B3, C2:C3, etc.
- Ajoutez les en-têtes de colonnes dans ces cellules fusionnées
Résultat : Un tableau professionnel avec un titre centré sur toute la largeur et des en-têtes de colonnes fusionnés.
III. Mise en forme des nombres
La mise en forme correcte des nombres est essentielle pour présenter clairement vos données numériques et permettre une interprétation précise.
Formats numériques courants
1
Accéder aux formats de nombre
Pour appliquer un format numérique :
- Sélectionnez les cellules à formater
- Dans l'onglet Accueil, groupe Nombre, cliquez sur la liste déroulante des formats
- Sélectionnez un format parmi les options proposées
Vous pouvez également utiliser les boutons de format rapide dans le groupe Nombre :
- Format monétaire (€)
- Format pourcentage (%)
- Format avec séparateur de milliers
- Augmenter/Réduire les décimales
2
Principaux formats numériques
| Format |
Exemple |
Utilisation |
| Général |
1234,5 |
Format par défaut, sans mise en forme spécifique |
| Nombre |
1 234,50 |
Pour les valeurs numériques standard avec contrôle des décimales et séparateur de milliers |
| Monétaire |
1 234,50 € |
Pour les valeurs monétaires avec symbole de devise |
| Comptabilité |
1 234,50 € |
Format similaire au monétaire mais avec alignement des symboles et parenthèses pour les valeurs négatives |
| Pourcentage |
12,50% |
Multiplie la valeur par 100 et ajoute le symbole % |
| Scientifique |
1,23E+03 |
Pour les très grands ou très petits nombres |
3
Contrôler les décimales
Pour ajuster le nombre de décimales affichées :
- Utilisez les boutons Augmenter les décimales ou Réduire les décimales dans le groupe Nombre
- Ou accédez à la boîte de dialogue Format de cellule (Ctrl+1) → onglet Nombre → sélectionnez le format et ajustez le nombre de décimales
Important : La modification du nombre de décimales affichées n'affecte pas la valeur réelle stockée dans la cellule, seulement son apparence.
Différents formats numériques appliqués à la même valeur
Formats de date et d'heure
1
Appliquer un format de date
- Sélectionnez les cellules contenant des dates
- Dans l'onglet Accueil, groupe Nombre, sélectionnez Date dans la liste déroulante
- Pour plus d'options, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue ou appuyez sur Ctrl+1, puis sélectionnez l'onglet Nombre → Date
2
Formats de date courants
Excel propose plusieurs formats prédéfinis :
- 14/03/2023 (format court)
- 14 mars 2023 (format long)
- 14-mars-23 (format abrégé)
- 2023-03-14 (format international ISO)
- mardi 14 mars 2023 (format complet avec jour de la semaine)
3
Appliquer un format d'heure
- Sélectionnez les cellules contenant des heures
- Dans l'onglet Accueil, groupe Nombre, sélectionnez Heure dans la liste déroulante
- Pour plus d'options, utilisez la boîte de dialogue Format de cellule
Formats d'heure courants :
- 13:30 (format 24 heures)
- 1:30 PM (format 12 heures)
- 13:30:45 (avec secondes)
Formats personnalisés
1
Créer un format personnalisé
- Sélectionnez les cellules à formater
- Appuyez sur Ctrl+1 pour ouvrir la boîte de dialogue Format de cellule
- Sélectionnez l'onglet Nombre
- Cliquez sur Personnalisé dans la liste des catégories
- Saisissez ou modifiez le code de format dans la zone Type
- Cliquez sur OK pour appliquer le format
2
Symboles courants pour les formats personnalisés
| Symbole |
Description |
Exemple |
| 0 |
Chiffre obligatoire |
00,00 → 05,40 |
| # |
Chiffre si nécessaire |
#,### → 1,234 |
| . |
Séparateur décimal |
0.00 → 5.40 |
| , |
Séparateur de milliers ou séparateur décimal |
#,### → 1,234 |
| % |
Multiplicateur 100 avec symbole % |
0% → 50% |
| €, $ |
Symboles monétaires |
0.00€ → 5.40€ |
| JJ, MM, AAAA |
Éléments de date |
JJ/MM/AAAA → 14/03/2023 |
| HH:MM:SS |
Éléments d'heure |
HH:MM → 13:45 |
| "texte" |
Texte littéral dans le format |
"Prix:" 0.00€ → Prix: 5.40€ |
| [couleur] |
Afficher en couleur |
[Rouge]-0.00 → -5.40 en rouge |
- Numéros de téléphone : 00 00 00 00 00 → 06 12 34 56 78
- Codes postaux français : 00000 → 75001
- Numéros avec préfixe : "REF-"000000 → REF-123456
- Valeurs positives et négatives avec couleurs : [Vert]0.00;[Rouge]-0.00 → positif en vert, négatif en rouge
- Date personnalisée : JJJJ "le" J MMMM AAAA → Mardi le 14 mars 2023
- Format avec unité : 0.00" kg" → 5.40 kg
Astuce : Pour voir la valeur réelle stockée dans une cellule (avant mise en forme), sélectionnez la cellule et regardez la barre de formule. Par exemple, une cellule affichant "14/03/2023" peut stocker la valeur numérique 44999.
IV. Ajustement de la structure
L'ajustement de la structure de votre feuille de calcul (largeur des colonnes, hauteur des lignes) est essentiel pour créer un document lisible et professionnel.
Largeur des colonnes
1
Méthodes pour ajuster la largeur des colonnes
Méthode 1 : Ajustement manuel
- Placez le curseur sur la ligne verticale séparant deux en-têtes de colonne (entre A et B, par exemple)
- Lorsque le curseur se transforme en double flèche (↔), cliquez et faites glisser pour ajuster la largeur
Méthode 2 : Ajustement automatique à la meilleure largeur
- Double-cliquez sur la bordure droite de l'en-tête de colonne
- Excel ajustera automatiquement la largeur pour s'adapter au contenu le plus large de la colonne
Méthode 3 : Définir une largeur précise
- Sélectionnez la ou les colonnes à modifier
- Clic droit → Largeur de colonne...
- Saisissez une valeur numérique (la largeur par défaut est 8,43 caractères)
- Cliquez sur OK
Vous pouvez également utiliser le menu Format dans l'onglet Accueil, groupe Cellules → Largeur de colonne...
2
Ajuster plusieurs colonnes en même temps
- Sélectionnez les colonnes à ajuster (cliquez sur une lettre de colonne et faites glisser, ou utilisez Ctrl+clic pour des colonnes non adjacentes)
- Utilisez l'une des méthodes décrites ci-dessus pour ajuster leur largeur
- Toutes les colonnes sélectionnées auront la même largeur
3
Masquer et afficher des colonnes
Pour masquer des colonnes :
- Sélectionnez la ou les colonnes à masquer
- Clic droit → Masquer
- Ou : Onglet Accueil → groupe Cellules → Format → Masquer et afficher → Masquer les colonnes
Pour afficher des colonnes masquées :
- Sélectionnez les colonnes situées de part et d'autre des colonnes masquées
- Clic droit → Afficher
- Ou : Onglet Accueil → groupe Cellules → Format → Masquer et afficher → Afficher les colonnes
Boîte de dialogue pour ajuster la largeur des colonnes
Hauteur des lignes
1
Méthodes pour ajuster la hauteur des lignes
Méthode 1 : Ajustement manuel
- Placez le curseur sur la ligne horizontale séparant deux en-têtes de ligne
- Lorsque le curseur se transforme en double flèche (↕), cliquez et faites glisser pour ajuster la hauteur
Méthode 2 : Ajustement automatique
- Double-cliquez sur la bordure inférieure de l'en-tête de ligne
- Excel ajustera automatiquement la hauteur en fonction du contenu
Méthode 3 : Définir une hauteur précise
- Sélectionnez la ou les lignes à modifier
- Clic droit → Hauteur de ligne...
- Saisissez une valeur numérique (la hauteur est mesurée en points, 1 point = 1/72 pouce)
- Cliquez sur OK
2
Comportement automatique de la hauteur des lignes
- La hauteur des lignes s'ajuste automatiquement lorsque :
- Vous augmentez la taille de la police
- Vous activez l'option "Renvoyer à la ligne" pour une cellule
- Vous insérez un retour à la ligne dans le texte (Alt+Entrée)
- Si vous définissez manuellement la hauteur d'une ligne, elle ne s'ajustera plus automatiquement
- Pour restaurer l'ajustement automatique, définissez la hauteur de ligne à la valeur par défaut (Hauteur de ligne : Auto)
3
Masquer et afficher des lignes
Pour masquer des lignes :
- Sélectionnez la ou les lignes à masquer
- Clic droit → Masquer
Pour afficher des lignes masquées :
- Sélectionnez les lignes situées au-dessus et en dessous des lignes masquées
- Clic droit → Afficher
Astuce : Pour ajuster rapidement toutes les lignes ou colonnes d'une feuille, cliquez sur le bouton "Sélectionner tout" (case à l'intersection des en-têtes de lignes et de colonnes), puis double-cliquez sur une bordure de ligne ou de colonne pour ajuster automatiquement toutes les hauteurs ou largeurs.
Fusion des cellules
La fusion des cellules est un outil puissant pour organiser visuellement vos données et créer des tableaux attrayants.
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Fusionner des cellules
- Sélectionnez les cellules que vous souhaitez fusionner
- Dans l'onglet Accueil, groupe Alignement, cliquez sur Fusionner et centrer
Le bouton Fusionner et centrer effectue deux actions :
- Il combine les cellules sélectionnées en une seule grande cellule
- Il centre horizontalement le contenu de cette cellule
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Autres options de fusion
Cliquez sur la flèche à droite du bouton Fusionner et centrer pour accéder à d'autres options :
- Fusionner : Combine les cellules sans modifier l'alignement
- Fusionner et centrer : Combine les cellules et centre horizontalement
- Fusionner et aligner au milieu : Combine les cellules et centre à la fois horizontalement et verticalement
- Fusionner horizontalement : Fusionne les cellules d'une même ligne, en maintenant séparées les différentes lignes
- Fusionner verticalement : Fusionne les cellules d'une même colonne, en maintenant séparées les différentes colonnes
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Fractionner des cellules fusionnées
- Sélectionnez la cellule fusionnée
- Dans l'onglet Accueil, groupe Alignement, cliquez à nouveau sur Fusionner et centrer pour désactiver la fusion
- Ou cliquez sur la flèche à droite du bouton et sélectionnez Fractionner les cellules
Important : Lorsque vous fusionnez des cellules contenant des données, seule la valeur de la cellule supérieure gauche est conservée. Les autres données seront perdues. Excel vous affichera un avertissement avant de procéder.
Cas pratique : Création d'un en-tête de tableau
- Sélectionnez les cellules A1:F1 pour le titre principal
- Cliquez sur Fusionner et centrer
- Tapez "RAPPORT DE VENTES TRIMESTRIEL"
- Mettez en forme le titre (police plus grande, gras, couleur)
- Sélectionnez les cellules A2:B2 pour un sous-titre
- Cliquez sur Fusionner
- Tapez "Période :"
- Sélectionnez les cellules C2:F2
- Cliquez sur Fusionner
- Tapez "Janvier - Mars 2023"
Cette structure crée un en-tête professionnel pour votre tableau avec un titre principal couvrant toute la largeur et une ligne d'information en dessous divisée en deux parties.
Exercices pratiques
Exercice 1 : Saisie de différents types de données
Objectif : Pratiquer la saisie de texte, nombres, dates et heures dans Excel.
- Ouvrez une nouvelle feuille Excel
- Dans la colonne A, saisissez les en-têtes suivants :
- A1: Produit
- A2: Prix unitaire
- A3: Quantité
- A4: Date de commande
- A5: Heure de livraison
- A6: Commentaire
- Dans la colonne B, saisissez les données correspondantes :
- B1: Ordinateur portable
- B2: 849,99
- B3: 3
- B4: 15/3/2023
- B5: 14:30
- B6: Livraison urgente demandée par le client
- Dans la cellule B6, utilisez Alt+Entrée pour créer un retour à la ligne après "demandée" et avant "par le client"
Exercice 2 : Mise en forme du texte et des nombres
Objectif : Appliquer différentes mises en forme pour améliorer la présentation des données.
- Continuez avec la feuille de l'exercice 1
- Sélectionnez les cellules A1:A6 et mettez-les en gras
- Sélectionnez A1:B1 et changez la couleur de fond en bleu clair
- Pour la cellule B2 (prix unitaire) :
- Appliquez le format monétaire avec le symbole €
- Définissez 2 décimales
- Pour la cellule B4 (date) :
- Appliquez un format de date long (ex: mardi 15 mars 2023)
- Pour la cellule B5 (heure) :
- Appliquez un format d'heure avec AM/PM
Exercice 3 : Création d'un tableau avec fusion de cellules
Objectif : Créer un petit tableau de suivi des ventes avec en-tête fusionné et mise en forme appropriée.
- Ouvrez une nouvelle feuille Excel
- Fusionnez les cellules A1:E1
- Dans cette cellule fusionnée, tapez "SUIVI DES VENTES MENSUELLES"
- Mettez ce titre en gras, taille 14, centré et avec une couleur de fond verte claire
- Dans la ligne 2, saisissez les en-têtes suivants :
- A2: Produit
- B2: Janvier
- C2: Février
- D2: Mars
- E2: Total
- Mettez en forme ces en-têtes (gras, centré, fond gris clair)
- Ajoutez des données pour 3 produits dans les lignes 3 à 5
- Ajustez automatiquement la largeur des colonnes pour s'adapter au contenu
- Fusionnez les cellules A6:D6 et écrivez "Total général :" (aligné à droite)
- Mettez en forme la cellule E6 pour afficher la somme (format monétaire avec symbole €)
Exercice avancé : Création d'un tableau de bord simple
Exercice 4 : Tableau de bord commercial
Objectif : Créer un tableau de bord commercial simple en utilisant les techniques de mise en forme et de fusion apprises.
- Ouvrez une nouvelle feuille Excel
- Créez un titre principal en fusionnant les cellules A1:H1 et en y écrivant "TABLEAU DE BORD COMMERCIAL - 2023"
- Mettez en forme ce titre (police grande, gras, couleur personnalisée, centré)
- Créez trois sections dans votre tableau de bord :
- Section 1 - Ventes par région : Fusionnez A3:D3 pour le titre de section
- Section 2 - Top produits : Fusionnez F3:H3 pour le titre de section
- Section 3 - Évolution mensuelle : Fusionnez A10:H10 pour le titre de section
- Pour chaque section, créez un petit tableau avec :
- Des en-têtes appropriés
- Des données fictives
- Des formats numériques adaptés (monétaire, pourcentage, etc.)
- Des mises en forme conditionnelles simples (par exemple, fond vert pour les valeurs positives, rouge pour les négatives)
- Ajustez les largeurs de colonnes et hauteurs de lignes pour une présentation optimale
- Ajoutez des bordures aux tableaux pour améliorer la lisibilité
- Bonus : Ajoutez une petite note en bas en fusionnant A20:H20 et en y inscrivant "Données confidentielles - Usage interne uniquement"
Conclusion
Félicitations ! Vous avez maintenant maîtrisé les bases essentielles de la saisie et de la mise en forme des données dans Excel. Ces compétences vous permettront de :
- Saisir efficacement différents types de données (texte, nombres, dates, heures)
- Mettre en forme le texte pour améliorer la lisibilité et l'esthétique de vos feuilles
- Appliquer des formats numériques professionnels adaptés à vos données
- Structurer vos tableaux grâce à la fusion de cellules et à l'ajustement des dimensions
Dans le prochain module, nous approfondirons les formules et les fonctions d'Excel pour vous permettre d'automatiser vos calculs et d'exploiter pleinement la puissance d'analyse de ce logiciel.
Conseil pratique : La mise en forme n'est pas seulement esthétique ; elle joue un rôle crucial dans la communication de vos données. Un tableau bien formaté permet aux lecteurs de comprendre rapidement l'information importante et de tirer les bonnes conclusions. Prenez le temps de créer une mise en forme cohérente pour tous vos documents Excel.